หนึ่งในกระบวนการที่ “สำคัญมากแต่มักถูกมองข้าม” สำหรับหลายองค์กร คือการจัดการเงินเดือนหรือที่เรียกว่า Payroll Process ไม่ว่าคุณจะมีพนักงานเพียง 5 คน หรือมากกว่า 500 คน การบริหารจัดการเงินเดือนอย่างถูกต้องและตรงเวลาไม่เพียงแต่สร้างความพึงพอใจให้กับพนักงาน แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงด้านกฎหมายอีกด้วย

คำถามที่ผู้บริหารและ HR หลายคนต้องตัดสินใจในช่วงเริ่มต้นคือ

“จะทำเงินเดือนเองภายในบริษัทดีไหม หรือควรจ้างบริษัทภายนอกที่เชี่ยวชาญมาทำให้?”

ในบทความนี้ เราจะพาคุณมาทำความเข้าใจลึกถึง ข้อดี-ข้อเสียของทั้ง 2 ทางเลือก, สิ่งที่ควรพิจารณา, และ คำแนะนำเชิงกลยุทธ์ เพื่อให้คุณสามารถเลือกแนวทางที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณได้มากที่สุด

---

เข้าใจก่อน: การทำเงินเดือนต้องทำอะไรบ้าง?

ไม่ว่าจะทำเองหรือจ้างภายนอก สิ่งที่ต้องดำเนินการในการจัดการเงินเดือนในทุกๆ เดือน ได้แก่:

• รวบรวมข้อมูลการลงเวลาและวันทำงานจริง

• คำนวณค่าจ้าง OT เบี้ยเลี้ยง โบนัส ฯลฯ

• หักภาษี ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1), ประกันสังคม, กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

• จัดทำและส่งสลิปเงินเดือน

• ยื่นแบบฟอร์มให้กรมสรรพากร และสำนักงานประกันสังคม

• ออกหนังสือรับรองเงินเดือนปลายปี (แบบ 50 ทวิ)

การทำผิดพลาดในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งสามารถส่งผลเสียได้หลายระดับ ตั้งแต่ความไม่พอใจของพนักงาน ไปจนถึงค่าปรับจากหน่วยงานภาครัฐ

---

ทางเลือกที่ 1: ทำเงินเดือนเอง (In-house Payroll)

ข้อดี

1. ควบคุมข้อมูลได้อย่างสมบูรณ์
   ไม่ต้องพึ่งพาบุคคลภายนอก ข้อมูลเงินเดือนและรายละเอียดพนักงานจะถูกเก็บภายในองค์กรทั้งหมด

2. ยืดหยุ่นสูง ปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ
   สามารถปรับเปลี่ยนยอดเงิน การหัก หรือการโอนตามสถานการณ์แบบทันที โดยไม่ต้องรอรอบดำเนินการจากผู้ให้บริการ

3. เหมาะกับองค์กรที่มีระบบหลังบ้านพร้อมแล้ว
   หากคุณมีทีมบัญชีหรือ HR ที่เชี่ยวชาญอยู่แล้ว และมีระบบซอฟต์แวร์สนับสนุน การทำเงินเดือนเองอาจคุ้มค่า

ข้อเสีย

1. ใช้ทรัพยากรและเวลามาก
   โดยเฉพาะกับธุรกิจที่ไม่มีระบบอัตโนมัติ ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการประมวลผลข้อมูลพนักงานทุกคน

2. เสี่ยงต่อความผิดพลาดด้านกฎหมาย
   หากทีม HR ไม่อัปเดตกฎหมายภาษีหรือแรงงาน อาจเกิดการหักผิด ยื่นล่าช้า หรือส่งแบบไม่ถูกต้อง ซึ่งส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของธุรกิจ

3. ไม่เหมาะกับธุรกิจที่เติบโตเร็ว
   เมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น การบริหารเงินเดือนจะซับซ้อนขึ้นตามไปด้วย อาจกลายเป็นภาระที่ควบคุมได้ยากในระยะยาว

---

ทางเลือกที่ 2: จ้างบริษัทภายนอกทำเงินเดือน (Payroll Outsourcing)

ข้อดี

1. ประหยัดเวลา ลดความยุ่งยาก
   ผู้ให้บริการจะดูแลทุกขั้นตอน ตั้งแต่การคำนวณ การยื่นแบบฟอร์มราชการ ไปจนถึงการออกสลิปและจัดส่ง

2. ลดความเสี่ยงด้านกฎหมายและข้อผิดพลาด
   ทีมงานที่เชี่ยวชาญจะคอยอัปเดตข้อกฎหมายแรงงาน ภาษี และประกันสังคมอย่างต่อเนื่อง ทำให้ลดโอกาสการโดนปรับจากภาครัฐ

3. มีระบบและเทคโนโลยีรองรับ
   หลายบริษัทมี HR Software หรือระบบ Payroll Automation ที่ช่วยให้สามารถเข้าถึงรายงานและข้อมูลได้แบบเรียลไทม์

4. มีรายงานที่เป็นระบบและวิเคราะห์ได้
   เช่น รายงานค่าใช้จ่ายต่อฝ่าย, รายงานวันลาป่วย/ลากิจ, รายงานภาษีสะสมรายปี ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ง่ายขึ้น

ข้อจำกัด

1. ต้องมีการสื่อสารที่ชัดเจน
   เช่น แจ้งข้อมูลวันลา OT หรือพนักงานใหม่อย่างตรงเวลา เพื่อให้การคำนวณถูกต้อง

2. มีค่าใช้จ่ายรายเดือน
   ค่าใช้จ่ายมักขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงาน โดยเฉลี่ยตั้งแต่ 300 – 800 บาทต่อคน/เดือน และอาจมีค่าธรรมเนียมการตั้งระบบครั้งแรก

3. ต้องเลือกผู้ให้บริการที่ไว้ใจได้
   เนื่องจากข้อมูลพนักงานเป็นข้อมูลสำคัญ จึงควรเลือกบริษัทที่มีความปลอดภัยสูงและมีประสบการณ์

---

ตารางเปรียบเทียบ

---

 วิธีตัดสินใจว่าแบบไหนเหมาะกับธุรกิจของคุณ?

ลองพิจารณาจากคำถามต่อไปนี้:

• คุณมีทีม HR หรือบัญชีที่มีความรู้ด้านภาษีแรงงานหรือไม่?

• ธุรกิจของคุณมีการเติบโตเร็วหรือพนักงานเปลี่ยนบ่อยหรือไม่?

• คุณใช้เวลากี่ชั่วโมงต่อเดือนในการทำเงินเดือน?

• คุณเคยพบปัญหาเช่นจ่ายเงินผิด หรือยื่นเอกสารล่าช้าหรือไม่?

• คุณพร้อมลงทุนเพื่อให้ได้ระบบที่แม่นยำ และลดความเสี่ยงในระยะยาวหรือไม่?

---

บริการ Payroll Outsourcing จาก 3P Professional

เราคือผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเงินเดือน พนักงาน และระบบภาษีสำหรับองค์กรธุรกิจที่ดำเนินกิจการในประเทศไทยและต่างประเทศมาตั้งแต่ปี 2002
สิ่งที่เราดูแลให้คุณครบ:

• การคำนวณและจ่ายเงินเดือน

• การหักภาษี/SSF และยื่นเอกสารทางราชการ

• ออกสลิปเงินเดือน และรายงานประจำเดือน

• ให้คำแนะนำด้านแรงงาน/ภาษีบุคคล