ทำเงินเดือนเองหรือจ้างบริษัทภายนอก (Payroll Outsourcing)?
หนึ่งในกระบวนการที่ “สำคัญมากแต่มักถูกมองข้าม” สำหรับหลายองค์กร คือการจัดการเงินเดือนหรือที่เรียกว่า Payroll Process ไม่ว่าคุณจะมีพนักงานเพียง 5 คน หรือมากกว่า 500 คน การบริหารจัดการเงินเดือนอย่างถูกต้องและตรงเวลาไม่เพียงแต่สร้างความพึงพอใจให้กับพนักงาน แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงด้านกฎหมายอีกด้วย คำถามที่ผู้บริหารและ HR หลายคนต้องตัดสินใจในช่วงเริ่มต้นคือ “จะทำเงินเดือนเองภายในบริษัทดีไหม หรือควรจ้างบริษัทภายนอกที่เชี่ยวชาญมาทำให้ ? Payroll Outsourcing คืออะไร และเหมาะกับธุรกิจแบบไหน?”
ในบทความนี้ เราจะพาคุณมาทำความเข้าใจลึกถึง ข้อดี-ข้อเสียของทั้ง 2 ทางเลือก, สิ่งที่ควรพิจารณา, และ คำแนะนำเชิงกลยุทธ์ เพื่อให้คุณสามารถเลือกแนวทางที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณได้มากที่สุด
เข้าใจก่อน: การทำเงินเดือนต้องทำอะไรบ้าง?
ไม่ว่าจะทำเองหรือจ้างภายนอก สิ่งที่ต้องดำเนินการในการจัดการเงินเดือนในทุกๆ เดือน ได้แก่:
-
รวบรวมข้อมูลการลงเวลาและวันทำงานจริง
-
คำนวณค่าจ้าง OT เบี้ยเลี้ยง โบนัส ฯลฯ
-
หักภาษี ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1), ประกันสังคม, กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
-
จัดทำและส่งสลิปเงินเดือน
-
ยื่นแบบฟอร์มให้กรมสรรพากร และสำนักงานประกันสังคม
-
ออกหนังสือรับรองเงินเดือนปลายปี (แบบ 50 ทวิ)
การทำผิดพลาดในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งสามารถส่งผลเสียได้หลายระดับ ตั้งแต่ความไม่พอใจของพนักงาน ไปจนถึงค่าปรับจากหน่วยงานภาครัฐ
ทางเลือกที่ 1: ทำเงินเดือนเอง (In-house Payroll)
ข้อดี
-
ควบคุมข้อมูลได้อย่างสมบูรณ์
ไม่ต้องพึ่งพาบุคคลภายนอก ข้อมูลเงินเดือนและรายละเอียดพนักงานจะถูกเก็บภายในองค์กรทั้งหมด -
ยืดหยุ่นสูง ปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ
สามารถปรับเปลี่ยนยอดเงิน การหัก หรือการโอนตามสถานการณ์แบบทันที โดยไม่ต้องรอรอบดำเนินการจากผู้ให้บริการ -
เหมาะกับองค์กรที่มีระบบหลังบ้านพร้อมแล้ว
หากคุณมีทีมบัญชีหรือ HR ที่เชี่ยวชาญอยู่แล้ว และมีระบบซอฟต์แวร์สนับสนุน การทำเงินเดือนเองอาจคุ้มค่า
ข้อเสีย
-
ใช้ทรัพยากรและเวลามาก
โดยเฉพาะกับธุรกิจที่ไม่มีระบบอัตโนมัติ ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการประมวลผลข้อมูลพนักงานทุกคน -
เสี่ยงต่อความผิดพลาดด้านกฎหมาย
หากทีม HR ไม่อัปเดตกฎหมายภาษีหรือแรงงาน อาจเกิดการหักผิด ยื่นล่าช้า หรือส่งแบบไม่ถูกต้อง ซึ่งส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของธุรกิจ -
ไม่เหมาะกับธุรกิจที่เติบโตเร็ว
เมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น การบริหารเงินเดือนจะซับซ้อนขึ้นตามไปด้วย อาจกลายเป็นภาระที่ควบคุมได้ยากในระยะยาว
ทางเลือกที่ 2: จ้างบริษัทภายนอกทำเงินเดือน (Payroll Outsourcing)
Payroll Outsourcing คืออะไร Payroll Outsourcing หรือ การจ้างเหมาบริการทำเงินเดือน คือการที่บริษัทหรือองค์กรว่าจ้างบริษัทภายนอกที่เชี่ยวชาญด้านงานบริหารเงินเดือนให้รับผิดชอบในกระบวนการคำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม รายงานภาษี (PND1, PND1ก, กยศ. ฯลฯ) การจัดทำสลิปเงินเดือน
ข้อดี
-
ประหยัดเวลา ลดความยุ่งยาก
ผู้ให้บริการจะดูแลทุกขั้นตอน ตั้งแต่การคำนวณ การยื่นแบบฟอร์มราชการ ไปจนถึงการออกสลิปและจัดส่ง -
ลดความเสี่ยงด้านกฎหมายและข้อผิดพลาด
ทีมงานที่เชี่ยวชาญจะคอยอัปเดตข้อกฎหมายแรงงาน ภาษี และประกันสังคมอย่างต่อเนื่อง ทำให้ลดโอกาสการโดนปรับจากภาครัฐ -
มีระบบและเทคโนโลยีรองรับ
หลายบริษัทมี HR Software หรือระบบ Payroll Automation ที่ช่วยให้สามารถเข้าถึงรายงานและข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ -
มีรายงานที่เป็นระบบและวิเคราะห์ได้
เช่น รายงานค่าใช้จ่ายต่อฝ่าย, รายงานวันลาป่วย/ลากิจ, รายงานภาษีสะสมรายปี ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ง่ายขึ้น
ข้อจำกัด
-
ต้องมีการสื่อสารที่ชัดเจน
เช่น แจ้งข้อมูลวันลา OT หรือพนักงานใหม่อย่างตรงเวลา เพื่อให้การคำนวณถูกต้อง -
มีค่าใช้จ่ายรายเดือน
ค่าใช้จ่ายมักขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงาน โดยเฉลี่ยตั้งแต่ 300 – 800 บาทต่อคน/เดือน และอาจมีค่าธรรมเนียมการตั้งระบบครั้งแรก -
ต้องเลือกผู้ให้บริการที่ไว้ใจได้
เนื่องจากข้อมูลพนักงานเป็นข้อมูลสำคัญ จึงควรเลือกบริษัทที่มีความปลอดภัยสูงและมีประสบการณ์
ตารางเปรียบเทียบ
| หัวข้อ | In-house Payroll | Payroll Outsourcing |
| ความยืดหยุ่นในการควบคุม | สูง | ปานกลาง |
| ความแม่นยำด้านกฎหมาย | ปานกลาง (ขึ้นอยู่กับทีม) | สูง (มีผู้เชี่ยวชาญดูแล) |
| ใช้เวลาและทรัพยากร | มาก | น้อย |
| ความเสี่ยงต่อการโดนปรับ | สูง หากไม่มีความรู้เฉพาะ | ต่ำ |
| เหมาะกับธุรกิจแบบใด | ขนาดกลาง-ใหญ่ที่มีระบบพร้อม | SME หรือธุรกิจที่ต้องการความคล่องตัว |
วิธีตัดสินใจว่าแบบไหนเหมาะกับธุรกิจของคุณ?
ลองพิจารณาจากคำถามต่อไปนี้:
-
คุณมีทีม HR หรือบัญชีที่มีความรู้ด้านภาษีแรงงานหรือไม่?
-
ธุรกิจของคุณมีการเติบโตเร็วหรือพนักงานเปลี่ยนบ่อยหรือไม่?
-
คุณใช้เวลากี่ชั่วโมงต่อเดือนในการทำเงินเดือน?
-
คุณเคยพบปัญหาเช่นจ่ายเงินผิด หรือยื่นเอกสารล่าช้าหรือไม่?
-
คุณพร้อมลงทุนเพื่อให้ได้ระบบที่แม่นยำ และลดความเสี่ยงในระยะยาวหรือไม่?
บริการ Payroll Outsourcing จาก 3P Professional
เราคือผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเงินเดือน พนักงาน และระบบภาษีสำหรับองค์กรธุรกิจที่ดำเนินกิจการในประเทศไทยและต่างประเทศมาตั้งแต่ปี 2002
สิ่งที่เราดูแลให้คุณครบ:
-
การคำนวณและจ่ายเงินเดือน
-
การหักภาษี/SSF และยื่นเอกสารทางราชการ
-
ออกสลิปเงินเดือน และรายงานประจำเดือน
-
ให้คำแนะนำด้านแรงงาน/ภาษีบุคคล
ติดต่อเราเพื่อขอใบเสนอราคา หรือคำปรึกษาเบื้องต้นได้ฟรี
เว็บไซต์: www.3pprofessional.com
อีเมล: 3p@3pprofessional.com
โทรศัพท์: +66 2168 7688-92