เมื่อมีการจ้างพนักงานประจำก็เป็นเรื่องปกติของทุกองค์กรที่ต้องทำหน้าที่ในการจ่ายเงินเดือนให้ตามที่ตกลงกันไว้ในแต่ละเดือน ซึ่งเดิมทีฝ่ายบัญชีหรือฝ่าย HR ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบงานในส่วนนี้มักนิยมใช้โปรแกรม Excel แต่ในปัจจุบันเมื่อเทคโนโลยีพัฒนามากขึ้น การนำเอาระบบ Payroll เข้ามาทดแทนจึงได้รับความนิยมพร้อมตอบโจทย์ในหลายด้าน หรือบางองค์กรก็เลือกจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนให้รับผิดชอบเรื่องดังกล่าวไปเลย ซึ่งบริษัทลักษณะดังกล่าวแทบทั้งหมดก็ใช้โปรแกรมนี้ด้วยเช่นกัน ลองมาทำความเข้าใจกันให้ชัดเจนมากขึ้นดีกว่าว่า Payroll คืออะไร สำคัญต่อองค์กรอย่างไร

การจัดทำบัญชีเงินเดือน (Payroll) คืออะไร

บัญชีเงินเดือนคืออะไร? การจัดทำบัญชีเงินเดือนหรือ Payroll คือระบบการคำนวณเงินเดือนแบบอัตโนมัติเพื่อจ่ายให้กับพนักงาน ซึ่งตัวโปรแกรมจะนำเอารายรับทั้งหมด เช่น เงินเดือน โอที เบี้ยเลี้ยง Incentive เปอร์เซ็นต์ยอดขาย ฯลฯ ลบกับรายหัก อาทิ ค่าประกันสังคม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ฯลฯ ของพนักงานคนนั้น ๆ ในแต่ละเดือน จนสรุปออกมาเป็นรายได้สุทธิเพื่อให้องค์กรเตรียมจ่ายเงินแก่พนักงาน

ทั้งนี้หากลองเจาะลึกลงไปเกี่ยวกับระบบดังกล่าวคงสงสัยว่า Payroll ทำอะไรบ้าง? ก็จะพบว่ามีฟังก์ชันพื้นฐานน่าสนใจในหลายด้านไม่ว่าจะเป็นระบบบันทึกการเข้าออกงาน ระบบคำนวณชั่วโมงการทำงาน ชั่วโมงโอที จำนวนวันขาด ลา มาสาย ตลอดจนการกำหนดเวลาเข้างานสำหรับองค์กรที่มีการทำงานเป็นกะ ไปจนถึงการออกสลิปเงินเดือนพนักงาน ซึ่งองค์กรยังสามารถเลือกได้ด้วยว่าจะใช้งานระบบ Payroll แบบไหน โดยโปรแกรม Payroll มีอะไรบ้าง สามารถสรุปได้ดังนี้

• Traditional Software การติดตั้งโปรแกรมให้ทำงานแบบออฟไลน์
• Semi-Cloud การทำงานกึ่งออฟไลน์ โดยมีระบบออนไลน์เข้ามาสอดแทรกในบางเรื่อง
• Cloud Solution การใช้งานโปรแกรมแบบออนไลน์ทั้งระบบ

เงินเดือน (Salary) และการจัดทำบัญชีเงินเดือน (Payroll) ต่างกันอย่างไร

หลายคนมักเข้าใจผิดว่าเงินเดือน (Salary) กับการจัดทำบัญชีเงินเดือน (Payroll) เป็นความหมายเดียวกัน แต่ในความเป็นจริงทั้ง 2 คำนี้ไม่ได้เหมือนกันเสียทีเดียว ซึ่งคำถามที่ว่า Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร? สามารถตอบได้ดังนี้

Salary หมายถึง “เงินเดือน” คือ ค่าแรง ค่าจ้าง ซึ่งถูกคำนวณตามอัตราค่าแรงที่กำหนดเอาไว้ในสัญญาจ้างโดยนับเป็นรายชั่วโมง รายวัน หรือรายเดือนขึ้นอยู่กับการตกลงก่อนเริ่มทำงาน แต่ส่วนใหญ่หากเป็นพนักงานทั่วไป องค์กรก็มักจ่ายเป็นรายเดือน หรือบางกรณีก็มีการจ่ายตามที่ตกลงในสัญญา โดยลักษณะการจ่ายเงินมักจ่ายเป็นเงินสดหรือโอนเงินจากบัญชีองค์กรเข้าบัญชีพนักงานโดยตรง

ขณะที่ Payroll คือ ระบบจ่ายเงินเดือนพนักงานซึ่งตัวระบบมีหน้าที่ในการเก็บข้อมูลของพนักงานแต่ละคน ตั้งแต่เวลาเข้าออกงาน จำนวนชั่วโมงทำโอทีจากการทำงานล่วงเวลา การขาด ลา มาสาย เป็นต้น ต่อมาระบบก็จะนำรายรับของพนักงานคนดังกล่าวทั้งหมดลบกับรายหักทั้งหมด จากนั้นจึงเข้าสู่ระบบการคำนวณเป็นเงินเดือนซึ่งหมายถึงค่าใช้จ่ายขององค์กรที่ต้องจ่ายให้กับพนักงานนั่นเอง สำหรับการจ่ายเงินนั้น องค์กรสามารถติดต่อเพื่อขอรับบริการกับทางธนาคารและส่งข้อมูลที่ระบบ Payroll คำนวณไปให้ธนาคารได้ และธนาคารจะนำเงินเดือนจ่ายเข้าบัญชีพนักงานแต่ละคนแบบอัตโนมัติเมื่อถึงรอบที่กำหนด

Payroll Outsourcing คืออะไร ช่วยเหลือองค์กรได้อย่างไรบ้าง

Payroll Outsourcing คือผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนครบวงจร หรือบริษัทรับทำเงินเดือนที่ตั้งขึ้นมาเพื่อการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานขององค์กรแต่ละแห่ง มีการนำเอาโปรแกรมเงินเดือน Payroll เข้ามาใช้งานเพื่อความสะดวก ถูกต้อง รวดเร็ว รวมถึงยังช่วยออกแบบระบบการบริหารจัดการเงินเดือนให้กับองค์กรต่าง ๆ ตามความเหมาะสมอีกด้วย โดยบริการพื้นฐานที่มี เช่น การคำนวณเงินเดือน การจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องสำหรับยื่นหน่วยงานราชการ รับทำสลิปเงินเดือนและส่งให้พนักงาน การจ่ายเงินเดือนตามวันและเวลาที่กำหนด เป็นต้น ทั้งนี้การใช้บริการ Payroll Outsourcing ยังสามารถช่วยเหลือองค์กรในหลายด้าน ดังนี้

มีความถูกต้อง แม่นยำ ลดการเกิดข้อผิดพลาด

เรื่องเงินเรื่องทองไม่มีใครชอบให้เกิดข้อผิดพลาด การเลือกใช้บริการ Payroll Outsourcing จึงแก้ปัญหาได้อย่างตรงจุด ยิ่งถ้าเป็นองค์กรขนาดใหญ่ มีข้อมูลเยอะจากพนักงานจำนวนมาก โอกาสผิดพลาดย่อมสูง การมีมืออาชีพช่วยดูแลพร้อมด้วยเทคโนโลยีอันทันสมัยจะจบทุกอย่าง สร้างความถูกต้องแม่นยำได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ลดภาระการทำงานของฝ่าย HR มีเวลาทำงานอื่นมากขึ้น

เชื่อว่าใครที่ทำงานฝ่าย HR พอถึงเวลาคำนวณเงินเดือนพนักงานแต่ละครั้งมักเป็นเรื่องน่าปวดหัว แทบไม่มีเวลาทำงานอื่น แต่เมื่อเปลี่ยนมาจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนนอกจากช่วยลดภาระความยุ่งยากดังกล่าวและเพิ่มความถูกต้องแล้ว HR ยังมีเวลาทำงานอื่นเพื่อสร้างศักยภาพที่ดีขององค์กรให้เติบโตตามเป้าหมายที่วางเอาไว้อีกด้วย

ประหยัดต้นทุนให้กับองค์กร

หากลองเทียบกับการจ้างฝ่าย HR หนึ่งคนกับการจ้างบริการรับทำเงินเดือน การจ้างบริการรับทำ Payroll จะช่วยประหยัดต้นทุนให้กับองค์กรมากกว่าหลายเท่า เพราะบริษัท Payroll Outsourcing จะช่วยจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานในแต่ละครั้งได้อย่างเสร็จสรรพ แต่หากจ้าง HR นอกจากเงินเดือนสูงลิ่วแล้ว ยังต้องมีเรื่องของสวัสดิการ โบนัส โอที และอื่น ๆ ยังไม่นับรวมกับจำนวนบุคลากรที่ต้องรับเข้ามาเพื่อทำงานให้ทันในแต่ละเดือน ทำให้ต้องใช้ต้นทุนมากกว่านั่นเอง

ดูแลเรื่องเงินเดือนและส่วนที่เกี่ยวข้องให้แบบครบวงจร

นอกจากการคำนวณเงินเดือนแล้ว ปกติบริษัท Payroll Outsourcing ยังช่วยจัดการกับส่วนอื่น ๆ ที่อาจเป็นความยุ่งยากหรือเป็นเรื่องจุกจิกของฝ่าย HR ให้แบบครบวงจร เช่น การคำนวณภาษี การส่งเงินประกันสังคม การให้ข้อมูลเพิ่มเติมด้านภาษี เป็นต้น

Payroll Outsourcing มีระบบการทำงานอย่างไรบ้าง

บริการรับทำ Payroll จะมีระบบการทำงานที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับองค์กรได้มากขึ้น ซึ่งสามารถสรุปแบบเข้าใจง่ายได้ดังนี้

• องค์กรมีการถ่ายโอนข้อมูลที่สำคัญมาให้กับ Payroll Outsourcing มีการติดตั้งระบบตรวจสอบเข้าออกงาน และการลิงก์ข้อมูลอื่น ๆ เข้ามายังผู้ให้บริการ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกอัปเดตเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน หรือจะเลือกใช้การดึงข้อมูลที่อยู่ใน Excel ใส่ลงไปในโปรแกรมที่ Payroll Outsourcing ติดตั้งไว้กับ HR แล้วส่งมายังผู้ให้บริการก็ได้เช่นกัน
• บริการรับทำ Payroll จะดำเนินการตามขั้นตอนด้วยระบบที่ทันสมัย เมื่อคำนวณเสร็จเรียบร้อยจะส่งให้องค์กรตรวจสอบพร้อมอนุมัติ
• นำขึ้นระบบการนำจ่ายให้กับพนักงานภายในวันและเวลาที่กำหนด เมื่อจ่ายเรียบร้อยแล้วก็ส่งสลิปเงินเดือนพนักงานเป็นหลักฐานให้กับพนักงาน
• มีการจัดทำภาษีและประกันสังคมพร้อมนำส่งให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง พร้อมด้วยการทำรายงานส่งไปยังองค์กร เท่านี้ก็เป็นอันเสร็จสิ้น

เทคนิคการเลือก Payroll Outsourcing Company มีอะไรบ้าง

การเลือก Payroll Outsourcing Company เป็นอีกสิ่งสำคัญที่องค์กรไม่ควรมองข้ามเด็ดขาด อย่าคิดว่าบริษัทไหนก็เหมือนกันหมดเพราะอาจทำให้คุณได้รับสิ่งที่ไม่มีประสิทธิภาพมากพอ เทคนิคที่อยากแนะนำต่อจึงมีดังนี้

ระบบ Payroll ได้มาตรฐาน น่าเชื่อถือ ถูกต้องแม่นยำ

ข้อแรกสุดคงหนีไม่พ้นการเลือกบริษัทรับทำเงินเดือนที่มีระบบ Payroll ตรงตามมาตรฐาน ฟังก์ชันครบถ้วน ดูน่าเชื่อถือ มีกลุ่มลูกค้าผู้เคยใช้บริการจริงให้คำยืนยัน ซึ่งตรงนี้องค์กรอาจใช้วิธีศึกษาตัวโปรแกรมเบื้องต้นหรือสอบถามตรง ๆ กับผู้ให้บริการได้เลย

ให้ความสำคัญกับเรื่องจรรยาบรรณ

จรรยาบรรณเป็นอีกเรื่องที่ต้องพิจารณา เพราะข้อมูลทั้งหมดของพนักงานล้วนเป็นความลับ ห้ามมีการเผยแพร่หรือส่งต่อใด ๆ เด็ดขาด ซึ่งบริษัททำเงินเดือนที่มีจรรยาบรรณและส่งต่อไปถึงพนักงานทุกคนย่อมช่วยสร้างความสบายใจได้มากขึ้น

บุคลากรมีความเชี่ยวชาญ

แม้จะมีโปรแกรมเงินเดือน Payroll เข้ามาช่วยงานอยู่แล้ว แต่บุคลากรของบริษัททำเงินเดือนเองก็ต้องมีทักษะ ความเชี่ยวชาญ มีประสบการณ์ด้านที่ทำมาอย่างยาวนาน เช่น การทำบัญชีเงินเดือน การทำภาษี การยื่นประกันสังคม ฯลฯ เพื่อลดข้อผิดพลาด รวมถึงข้อบกพร่องต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้เสมอ

ใส่ใจลูกค้า ให้คำแนะนำที่ดี

ด้วยระบบ Payroll มีความเฉพาะตัวอยู่ในระดับหนึ่ง ผู้ที่ไม่เคยทำมาก่อนอาจรู้สึกว่าระบบ Payroll เข้าใจยาก การเลือก Payroll Outsourcing Company ที่ใส่ใจลูกค้า อธิบาย พร้อมให้คำแนะนำที่ดีคือทางเลือกชั้นยอดที่น่าใช้บริการ

การจัดทำบัญชีเงินเดือน หรือ Payroll เป็นเทคโนโลยีใหม่ที่ช่วยสร้างความถูกต้อง แม่นยำ ลดภาระการทำงานของฝ่าย HR ลงได้เยอะมาก ยิ่งถ้าเลือกจ้างบริษัท Payroll Outsourcing ที่มีประสิทธิภาพ น่าเชื่อถือ มีความชำนาญ ก็จะทำให้ทุกอย่างสมบูรณ์แบบ หากองค์กรใดสนใจใช้บริการ Payroll Outsourcing เพื่อให้การจ่ายเงินเดือนเป็นเรื่องง่ายกว่าเดิม 3P Professional มืออาชีพด้านบริการรับทำเงินเดือน พร้อมให้บริการคุณทันที เรามีบุคลากรที่เชี่ยวชาญในการจัดทำเงินเดือนและยังใช้โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อรองรับความต้องการของลูกค้าในหลากหลายรูปแบบ 3P Professional ยังมาพร้อมบริการอื่น ๆ สุดครบครัน เช่น การจัดทำเอกสารและนำส่งให้หน่วยงานราชการ การให้คำปรึกษาด้านกฎหมาย การทำสลิปเงินเดือนและส่งสลิปเงินเดือนพนักงาน ฯลฯ เชื่อมั่นได้เลยว่าบริการ Payroll Outsourcing ของเรานั้นมีความรวดเร็ว ถูกต้อง มีราคาที่น่าพึงพอใจและคุ้มค่าอย่างแน่นอน สามารถติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้เลยวันนี้